Profesjonalny podpis email – jak powinien wyglądać?

Czy zastanawiałeś się jak Twój podpis e-mail wpływa na postrzeganie Ciebie przez różnych odbiorców? Co podpis mówi o Tobie? Czy jest profesjonalny, prosty, a zarazem zawiera wszystkie cenne informacje?
Nie ważne, czy korespondujesz z potencjalnymi inwestorami, czy wysyłasz ofertę klientom. Twój podpis jest nierozłączną częścią każdego wysłanego przez Ciebie maila. Warto więc poświęcić więcej czasu i pracy na zaprojektowanie swojego profesjonalnego – oryginalnego podpisu.
W tym artykule omówimy co należy uwzględnić w podpisie e-mail. Podamy wskazówki dotyczące projektu oraz jak nie powinna wyglądać sygnatura.

Co powinien zawierać Twój profesjonalny podpis e-mail?

Istnieje kilka istotnych kwestii, które powinny znaleźć się w Twoim podpisie e-mail. Poniższe informacje ułatwią Ci stworzenie unikalnego podpisu, który podkreśli Twój profesjonalizm oraz ułatwi dalszy kontakt z odbiorcą. W podpisie muszą znaleźć miejsce:

Podstawowe informacje kontaktowe

Po pierwsze i najważniejsze, Twój podpis powinien zawierać informacje o Tobie. Takie jak Twoje imię i nazwisko, nazwę stanowiska oraz oczywiście nazwę firmy.
Dołącz także inne drogi kontaktu jak numer telefonu, link do strony internetowej, adres firmy i odnośniki na profile społecznościowe, jak LinkedIn, czy Twitter.
Zamiast dołączania linków, możesz dodać rozpoznawalne ikony stron społecznościowych, które zaoszczędzą miejsce i w szybki sposób odeślą zainteresowanego na Twój profil.

Pamiętaj by Twój podpis był zwięzły i konkretny i co najważniejsze, żeby miał nie więcej niż 4 linijki tekstu.

Obrazek lub logo

Świetnym sposobem na spersonalizowanie podpisu jest dołączenie niewielkiego obrazka lub logo. Upewnij się jednak czy pasuje on do estetyki reszty podpisu i ogranicz go do maksymalnie dwóch grafik.

Promocja nowego bloga, e – booka, czy wideo

Jeśli właśnie wydałeś nową książkę, napisałeś nowy artykuł na bloga, czy umieściłeś wideo na youtube, pochwal się tym! Odśwież swój podpis i umieść w nim link do nowości. To rozwiązanie pokaże Twoją wiedzę i zbuduje wiarygodność w oczach odbiorcy.

Call-to-action

Call-to-action, jest to zdanie, które nakłania odbiorcę do podjęcia działania. Zdanie to ma promować określoną treść. Może skłonić nas do pobrania e – booka, wzięcia udziału w wydarzeniu; konkursie; ankiecie lub zaprosić na bloga.

Prezentacja podpisu na urządzeniach mobilnych

Bardzo często wysyłając, czy dostając maila korzystamy z naszych smartfonów lub tabletów. Dlatego też podczas tworzenia podpisu należy pamiętać, że odbiorca może odebrać maila właśnie na telefonie. To oznacza, że to właśnie na nim będzie widział Twoją sygnaturę.

Zadbaj więc o odpowiednie skalowanie podpisu na telefon lub tablet. Może Ci to ułatwić- generator responsywnych podpisów. Pamiętaj, że odpowiednia konstrukcja świadczy o Twoim profesjonalizmie. Co więcej dzięki niej możesz wywrzeć na odbiorcy dobre wrażenie.

Spróbuj wykorzystać “Sent from my iphone”

Zespół naukowców ze Stanford w Kalifornii zbadało wiarygodność e-maili wysyłanych za pomocą iphone-ów, bez oraz z podpisem “sent from my iphone”. Dowiedziono, że wykorzystanie nieskomplikowanego podpisu może poprawić Twój wizerunek. Uczestnicy badania przypisywali większą wiarygodność osobom, które napisały e-maila niestarannie, lecz z podpisem “sent from my iphone”.  Jeśli więc korzystasz z tego typu smartfonów, śmiało możesz dodawać to krótkie zdanie na końcu swojego maila :).

Czego nie umieszczać w podpisie e-mail?

W podpisie e-mail stanowczo nie wolno zamieszczać nieistotnych informacji. Zawsze kieruj się zasadą less is more. Nigdy nie podawaj informacji na temat prywatnego numeru telefonu, adresu, czy strony internetowej. Nie dodawaj do swojego podpisu memów, żartów, czy gifów. Nieistotne grafiki, czy informacje zaśmiecają Twój podpis i tym samym staje się on mało profesjonalny i nieczytelny.

Wykorzystaj darmowy generator podpisu

Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz stosować się do powyższych rad. Nie musisz samodzielnie przygotowywać zupełnie nowego podpisu e-mail. Otóż istnieją aplikacje, które same wygenerują Twój podpis.
Najbardziej znane oraz polecane to:

Kreatorów podpisów e-mail, jest naprawdę wiele, więc jeśli nie jesteś przekonany lub szkoda Ci czasu na samodzielne projektowanie podpisu, śmiało możesz skorzystać z gotowych szablonów.

Profesjonalny podpis e-maila jest bardzo ważny, ponieważ jego forma wiele mówi o Tobie. Podpis ten wpływa na wizerunek Ciebie oraz Twojej firmy. To naprawdę niewielka rzecz, która może pokazać profesjonalizm Twoich działań.

Profesjonalny podpis email – jak powinien wyglądać?
Oceń ten wpis

Ola Ozga

Copywriter i Social Media Ninja w Imaggo

Pozostaw komentarz