Jak pisać prosto o trudnych sprawach? Praktyczne wskazówki komunikacji dla branży technicznej

W komunikacji branży nierozrywkowej często musimy przekazywać trudne, techniczne informacje. Przedstawiamy wskazówki upraszczania języka. Niezależnie czy wymieniasz informacje przez pocztę elektroniczną, media społecznościowe czy inne kanały przekazu, umiejętne korzystanie z prostego języka, może poprawić odbiór treści, a tym samym przysporzyć Ci klientów.

Dlaczego komplikujemy język? Może być kilka powodów:

• Bo chcemy coś ukryć lub zniechęcić odbiorcę. Kto z nas nie zetknął się z sytuacją, gdy podczas czytania umowy, regulaminu reklamacji albo innego dokumentu, konstrukcje zdaniowe stają się tak skomplikowane, że trudno zrozumieć, o co naprawdę chodzi? Taka strategia może być używana w celu ukrycia istotnych szczegółów lub wręcz zniechęcenia nas do dalszego czytania.
• Bo chcemy wydawać się mądrzejsi. Często pragniemy zaprezentować siebie lub naszą markę wyjątkowo kompetentnej. W tym kontekście, używanie skomplikowanego języka, pełnego trudnych terminów, długich zdań czy bogatych metafor, może być postrzegane jako środek służący budowaniu wizerunku eksperta. Mamy tendencję do myślenia, że im bardziej skomplikowany język, tym większe wrażenie zrobimy na odbiorcy. Paradoksalnie jednak takie podejście często działa na naszą niekorzyść, utrudniając zrozumienie przekazu i zniechęcając ludzi do interakcji z naszymi treściami.
• Bo takie mamy wzorce. W wielu branżach, zwłaszcza tych wymagających specjalistycznej wiedzy, skomplikowany język jest uważany za normę, co może wpłynąć na naszą tendencję do wykorzystywania go również w innych kontekstach. Jednakże powinniśmy zadać sobie pytanie, czy to naprawdę służy efektywnemu przekazywaniu informacji i czy nie lepiej dążyć do wypracowania nowych wzorców komunikacyjnych, które skupiają się na prostocie i zrozumiałości.

Czy mógłbyś  zaufać osobie, której nie rozumiesz? To trudne zadanie. Dlatego nie oczekujmy od klientów zaufania, gdy używamy skomplikowanego języka. Odbiorcy chcą klarownych komunikatów, zwłaszcza w przestrzeni wirtualnej, gdzie informacji jest mnóstwo, a uwaga jest rozproszona. W walce o ich zainteresowanie kluczowe jest przekazywanie treści w odpowiedni sposób – a jednym z nich jest upraszczanie języka.

W upraszczaniu języka kluczowe jest unikanie „klątwy wiedzy” – terminu wprowadzonego przez psychologa Paula Watzlawicka. Oznacza to, że posiadanie głębokiej wiedzy na jakiś temat może skutkować trudnościami w przekazywaniu go osobom, które nie posiadają takiego samego stopnia wiedzy. Dla efektywnej komunikacji ważne jest spojrzenie na treść przez pryzmat wiedzy odbiorcy. Unikanie specjalistycznego słownictwa i skomplikowanych terminów pozwoli na lepsze dotarcie do większego grona.

W procesie upraszczania języka kluczowe jest oddzielanie istotnych informacji od zbędnych szczegółów. Twórz krótkie zdania, wystrzegaj się strony biernej i pozbądź się słów, które nie niosą żadnej, ważnej treści Jak to zrobić w praktyce? Spójrz na poniższy tekst:

W komunikacji pisemnej branży nierozrywkowej, często musimy przekazywać skomplikowane, techniczne informacje. W niniejszym artykule przedstawimy Ci wskazówki upraszczania języka. Niezależnie czy wymieniasz informacje z klientami przez pocztę elektroniczną, media społecznościowe czy inne kanały przekazu wiadomości, umiejętne korzystanie z prostego, klarownego języka, może poprawić odbiór Twoich przekazów, a tym samym przysporzyć Ci klientów.

Czasami, aby uprościć język, wystarczy pozbyć się niekoniecznych zwrotów:

W komunikacji pisemnej branży nierozrywkowej, często musimy przekazywać skomplikowane, techniczne informacje. W niniejszym artykule przedstawimy Ci wskazówki upraszczania języka. Niezależnie czy wymieniasz informacje z klientami przez pocztę elektroniczną, media społecznościowe czy inne kanały przekazu wiadomości, umiejętne korzystanie z prostego, klarownego języka, może poprawić odbiór treści  Twoich przekazów i zwiększyć zaufanie, a tym samym przysporzyć Ci klientów.

Warto zachować czujność względem pewnych słów i zwrotów, które mogą wpłynąć negatywnie na zrozumienie przekazu. Przykłady takich wyrażeń obejmują:

• “Chcielibyśmy poinformować, że..” – zamiast tego, można od razu przekazać informację bez zbędnego wprowadzania zdania modalnego.
• “Oferujemy kompleksowe usługi” – To zdanie jest ogólne i nieprecyzyjne. Nie jest jasne, jakie dokładnie usługi są oferowane. Warto dostarczyć konkretnych informacji o rodzajach usług.
• “Stawiamy na rozwój i innowacje” – To wyrażenie jest abstrakcyjne i nie dostarcza konkretnych informacji na temat podejmowanych działań. Warto oprzeć się na konkretnych badaniach i statystykach.
• “Dokonywać” – może wprowadzać zbędne zawiłości lub wydłużać zdanie, zamiast tego, zazwyczaj wystarczy użyć odpowiedniego czasownika.
• “Posiadać” – to słowo, które można uznać za zbędnie oficjalne. Lepsze będzie słowo „mieć” – prostsze i bezpośrednie.

Jasnopis: Narzędzie do analizy tekstu, które ocenia poziom zrozumiałości i proponuje uproszczenia. Aplikacja analizuje formę językową tekstu i podaje stopień jego trudności (1 – teksty najłatwiejsze, zrozumiałe dla wszystkich; 7 – teksty najtrudniejsze). 

Synonimy.pl: To internetowy słownik synonimów, który pozwala znaleźć prostsze i bardziej zrozumiałe wyrazy zamiast skomplikowanych terminów.

Logios: To zaawansowane narzędzie, które nie tylko ocenia czytelność tekstu, ale również analizuje 10 innych aspektów językowych. Przeznaczone jest do analizy, optymalizacji oraz upraszczania treści z różnych dziedzin, włączając w to Content Marketing.

Stopień złożoności tekstu bywa kwestią subiektywną, jednak opisane powyżej metody pozwolą Ci na dokładniejszą ocenę. Uproszczenie treści powinno być dostosowane do odbiorcy komunikatu – istnieje możliwość, że w Twoim przypadku wykorzystanie terminów technicznych jest uzasadnione. Niemniej jednak, jeśli dążysz do przekazywania ekspertowej wiedzy, używanie prostego i przejrzystego języka ma kluczowe znaczenie, by czytelnik nie stracił zainteresowania już na wstępie.